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POLÍTICA DE PROTECCIÓN Y TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE PAYRABBIT PARA SUS CLIENTES

                                              

  1. Base legal y ámbito de aplicación

Esta política de tratamiento de datos personales será aplicable a todos los datos personales registrados en las bases de datos que sean objeto de tratamiento por parte de CLIP CLAP S.A.S., sociedad comercial identificada con NIT. 900.708.454-5, con dirección física en la Carrera 22 No. 81 – 36 de la ciudad de Bogotá D.C., dirección electrónica administracion@payrabbit.co, teléfono (+57) 645 58 92 y quien se denominara en adelante “PAYRABBIT”, la cual adopta su política de tratamiento de datos personales como responsable y/o encargado (cuando sea el caso) del tratamiento de datos personales (en adelante la “Política”).

La Política se desarrolla en cumplimiento de la legislación en materia de protección de datos personales en Colombia, tales como las Leyes Estatutarias 1266 de 2008 y 1581 de 2012, los Decretos Reglamentarios 1727 de 2009, 2952 de 2010, 1377 de 2013, el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015 y/o las normas que las sustituyan, reglamenten o modifiquen.

Esta Política tiene por objeto dar cumplimiento a los deberes previstos en el artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 y en el artículo 9 de la Ley 1266 de 2008, con el fin de regular los procedimientos de recolección, captura, almacenamiento, uso, circulación, manejo, transmisión, transferencia o supresión de los datos personales (en adelante, los “Datos Personales”) recogidos por PAYRABBIT por medio de su sitio web y/o aplicación de software, y brindarle al titular de los datos personales (en adelante, el “Titular”) la información clara y precisa sobre:

  1. El tipo de Datos Personales que serán objeto de tratamiento por PAYRABBIT.
  2. El tratamiento que se dará a los Datos Personales
  3. Las finalidades del Tratamiento que PAYRABBIT le dará a los Datos Personales
  4. Los canales de comunicación entre el Titular y PAYRABBIT para el ejercicio sus derechos.

 

  1. Definiciones

 

Para el cumplimiento adecuado de los parámetros fijados por la presente Política, y de conformidad con lo previsto en el artículo 3º de la Ley 1266 de 2008, el artículo 3º de la Ley 1581 de 2012 y el artículo 3º del Decreto Reglamentario 1377 de 2013, serán aplicables y tendrán el alcance que en cada norma se les otorga los siguientes términos:

 

  1. Autorización”: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de Datos personales.
  2. Aviso de Privacidad”: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información (la Política en este caso) que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los Datos
  3. Base de Datos”: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
  4. Dato Personal”: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables. Información como el nombre, la dirección, el número de cuenta bancaria, entre otros, serían considerados como Dato Personal.
  5. Dato Privado”: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el Titular conforme con la Ley 1266 de 2008.
  6. Dato Público”: Es el dato que no sea Dato Semiprivado, Privado o Sensible. Son considerados Datos Públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los Datos Públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
  7. Dato Semiprivado”: Es el dato que no tiene naturaleza intima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento puede interesar no solo a su Titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como el dato financiero y crediticio de actividad comercial o de servicios.
  8. Dato Sensible”: Se entiende por Datos Sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
  9. Encargado del Tratamiento”: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de Datos Personales por cuenta del Responsable del
  10. Información Financiera, Crediticia, Comercial, de Servicios y la Proveniente de Terceros Países” o “Datos Personales Crediticios”: Para todos los efectos de la Ley 1266 de 2008, y de la Política, se entenderá por información financiera, crediticia, comercial, de servicios y la proveniente de terceros países, aquella referida al nacimiento, ejecución y extinción de obligaciones dinerarias, independientemente de la naturaleza del contrato que les dé origen.
  11. Responsable del Tratamiento”: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la Base de Datos y/o el Tratamiento de los datos.
  12. Titular”: Persona natural cuyos Datos Personales sean objeto de tratamiento, así como las personas jurídicas cuando los datos de las personas naturales que la conforman se vean involucrados.
  13. Transferencia”: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de Datos Personales, envía la información o los Datos Personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera de la Republica de Colombia.
  14. Transmisión”: Tratamiento de Datos Personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento del Encargado por cuenta del Responsable del Tratamiento.
  15. Tratamiento”: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre Datos Personales (Ley 1581 de 2012), tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión. Para efectos de esta Política, se entenderá que el Tratamiento abarca también la recolección, captura, almacenamiento, uso, circulación, Transmisión, Transferencia o supresión de los Datos Personales.
  16. Usuario”: Es la persona natural o jurídica que conforme la Ley 1266 de 2008 puede acceder a información personal de uno o varios Titulares de la información suministrada por el operador o por la fuente, o directamente por el Titular de la información. Se entenderá para efectos de la Ley 1266 de 2008 como Usuario a PAYRABBIT.

 

Los términos definidos que denoten el singular también incluyen el plural y viceversa, siempre y cuando el contexto así lo requiera y se entenderán modificados cuando la ley y/o reglamentación aplicable y/o las interpretaciones de las autoridades competentes, las modifiquen.

 

  1. Principios que orientan la Política

 

El Tratamiento de Datos Personales de los Titulares por PAYRABBIT se regirá por los principios legales previstos en las Leyes 1581 de 2012 y 1266 de 2008, como son los siguientes:

  1. Principio de Acceso y Circulación Restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los Datos Personales. En este sentido, el Tratamiento solo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la Ley 1581 de 2012, Ley 1266 de 2008 y la Constitución Política de Colombia. Los Datos Personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en internet y otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido solo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la Ley.
  2. Principio de Confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de Datos Personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo solo realizar suministro o comunicación de Datos Personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la Ley y en los términos de la misma.
  3. Principio de Finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución Política y la Ley colombiana, la cual debe ser informada al Titular de los Datos Personales.
  4. Principio de Interpretación Integral de Derechos Constitucionales: Conforme la Ley 1266 de 2008 se entenderá este principio al amparo de los derechos constitucionales, como son el habeas data, el derecho al buen nombre, el derecho a la honra, el derecho a la intimidad y el derecho a la información. Los derechos de los Titulares se interpretarán en armonía y en un plano de equilibrio con el derecho a la información previsto en el artículo 20 de la Constitución Política.
  5. Principio de Legalidad: El Tratamiento de los Datos Personales es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en la Ley 1581 de 2012, Ley 1266 de 2008 y en las demás disposiciones que la desarrollen.
  6. Principio de Libertad: El Tratamiento de los Datos Personales solo puede ejercerse con el consentimiento previo, expreso e informado del Titular, no siendo posible obtener o divulgar los mismos sin previa Autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve la Autorización previa del Titular.
  7. Principio de Seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
  8. Principio de Temporalidad de la Información: En el caso de los Datos Personales Crediticios, los mismos no serán suministrados a los Usuarios o a ningún tercero cuando dejen de servir para la finalidad del banco de datos correspondiente. Conforme a la Ley 1266 de 2008.
  9. Principio de Transparencia: En el Tratamiento se garantizará el derecho del Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
  10. Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

 

  1. Autorización para el Tratamiento de Datos Personales

 

Para el Tratamiento de Datos Personales se requiere de la Autorización previa, expresa e informada del Titular.

PAYRABBIT en todo momento dejará constancia de la Autorización entregada por el Titular, a través de los medios idóneos que garanticen que la misma fue otorgada de manera libre, expresa, previa e informada. Dichas Autorizaciones podrán ser entregadas por el Titular por los siguientes medios: por escrito (incluyendo medios electrónicos), de forma oral o por conductas inequívocas del Titular que permitan concluir de forma razonable a PAYRABBIT que otorgó la Autorización correspondiente para soportar el Tratamiento de sus Datos Personales.

No será necesaria la autorización del Titular cuando se trate de:

  1. Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
  2. Datos de naturaleza pública.
  3. Casos de urgencia médica o sanitaria.
  4. Tratamiento de información autorizado por la Ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
  5. Datos relacionados con el Registro Civil de las personas.

 

PAYRABBIT conservará las autorizaciones de los Titulares de los Datos Personales y pondrá en funcionamiento todos los mecanismos idóneos con el fin de permitir a los Titulares el acceso a los medios de prueba conducentes a verificar la Autorización emitida para el Tratamiento de sus Datos Personales.

 

  1. Responsable del tratamiento

 

El Responsable del Tratamiento de los Datos Personales objeto de esta Política será:

En Colombia:

  1. Nombre de la compañía: CLIP CLAP S.A.S.
  2. Dirección: Carrera 22 No. 81- 36, Bogotá D.C. Colombia.
  3. Correo electrónico: info@PayRabbit.co
  4. Teléfono oficina administración: (+57) 645 58 92.

 

 

  1. Datos Personales que registran en las Bases de Datos de PAYRABBIT

Es posible que PAYRABBIT obtenga información sobre el Titular proveniente de varias fuentes tales como Avisos de Privacidad, contratos, registros de naturaleza pública, etc.

Además, el Titular puede optar por enviar información a PAYRABBIT directamente por motivos y/o canales diversos, que incluyen, entre otros: (i) nuestros sitios web y/o aplicaciones; (ii) en respuesta a comunicaciones de mercadeo u otras comunicaciones; (iii) a través de las redes sociales; o, (iv) relacionadas con una relación comercial o de empleo con PAYRABBIT, ya sea vigente o potencial. El Titular también podrá optar por autorizar a terceros con la finalidad de que revelen a PAYRABBIT información que aquellos terceros hayan recolectado.

Los tipos de Datos Personales que PAYRABBIT podrá obtener o que el Titular podrá optar por proporcionar a PAYRABBIT, incluyen, pero no se limitan a los siguientes:

  1. Información de identificación (en adelante “INFORMACIÓN DE IDENTIFICACIÓN”) como nombre, domicilio, número de identificación, fecha y lugar de expedición, estado civil, sexo, firma, nacionalidad, datos de la familia, firma electrónica, otros documentos de identificación, lugar de nacimiento o muerte, edad, fotografías, videos, número de teléfono fijo o móvil, dirección de correo electrónico, nombre de usuario (cuando aplique en los diferentes servicios de PAYRABBIT).
  2. Información con datos biométricos, tales como la foto de la cédula de ciudadanía del Titular.
  3. Información bancaria y de pagos (en adelante “INFORMACIÓN BANCARIA Y DE PAGOS”) como institución bancaria, información de tarjeta de crédito, número de cuenta, tipo de cuenta bancaria (ahorros, corriente, etc.), códigos SWIFT o IBAN.

El Tratamiento de Datos Sensibles que realice efectivamente PAYRABBIT para el cumplimiento de las finalidades descritas en la presente Política será conforme las pautas y restricciones que establecen las leyes que rigen la Política.

 

Se le informa a los Titulares que no están obligados a autorizar el Tratamiento de Datos Sensibles. Todo Titular deberá consentir expresamente a PAYRABBIT el Tratamiento de Datos Sensibles bajo la presente Política.

 

Sin embargo, si el Titular no autoriza el Tratamiento de los Datos Sensibles, es posible que PAYRABBIT no pueda prestarle los Servicios.

 

  1. Tratamiento de los Datos Personales y finalidades del mismo

El Tratamiento que realizará PAYRABBIT sobre Datos Personales será: recolectar, utilizar, almacenar, proteger, actualizar, circular, suprimir, transmitir, transferir y/o ceder Bases de Datos y/o Datos Personales, según corresponda en cada caso.

El principal objetivo de PAYRABBIT al recolectar la información personal será la de poder prestar los Servicios de manera segura, eficiente y personalizada.

El Tratamiento de los Datos Personales se limitará al cumplimiento de las finalidades previstas en la presente Política y en el Aviso de Privacidad, cuando éste aplique.

Esta Política será aplicable a todos los Datos Personales registrados en Bases de Datos de PAYRABBIT. En consecuencia, se ha elaborado una tabla en donde se presentan las distintas finalidades asignadas a cada uno de los Datos Personales objeto de Tratamiento.

Tabla I. Finalidades del Tratamiento de Datos Personales

Finalidades

1.1    Tratándose de INFORMACIÓN DE IDENTIFICACIÓN las finalidades son:

 

1.1.1      Promocionar los servicios de PAYRABBIT

1.1.2      Brindarle al Titular de los Datos Personales, un servicio de asistencia y solución de problemas.

1.1.3      Brindarle al Titular de los Datos Personales, información de PAYRABBIT o de los comercios clientes o aliados de PAYRABBIT.

1.1.4      Informarle al Titular de los Datos Personales, sobre fallos y actualizaciones del sistema o de los Servicios de PAYRABBIT.

1.1.5      Contactar o enviarle notificaciones al Titular de los Datos Personales.

1.1.6      Resolver disputas.

1.1.7      Facturar el uso de los Servicios de PAYRABBIT, en caso que aplique.

1.1.8      Utilizar la información personal para fines internos, como auditorías, reportes, análisis o minería de datos, investigaciones para mejorar los productos, Servicios y comunicaciones de PAYRABBIT.

1.1.9      Almacenar los Datos Personales por el tiempo que sea requerido para el cumplimiento de los fines estipuladas en la presente Política o para el cumplimiento de fines contractuales o legales, y siempre bajo los límites temporales establecidos en la Ley.

1.1.10   Personalizar, medir y mejorar los Servicios prestados por PAYRABBIT, así como las páginas web y accesos a los Servicios de PAYRABBIT.

1.1.11   Solicitar la opinión o participación del titular en encuestas electrónicas y enviar comunicaciones e información comercial y publicitaria de las compañías PAYRABBIT, de los comercios clientes de PAYRABBIT o de terceros que incluyan promociones para la compra de bienes o servicios a través de PAYRABBIT y sus servicios.

1.1.12   Organizar y llevar a cabo concursos, juegos, ofertas u operaciones de promoción o marketing, y eventos similares de PAYRABBIT y entidades aliadas y/o comercios vinculados o no a PAYRABBIT.

1.1.13   Enviar al Titular de los Datos Personales cupones de descuento u otorgar beneficios para futuras compras a través de PAYRABBIT.

1.1.14   Proponer la afiliación a programas de lealtad, crear perfiles de consumo de usuarios, y enviar materiales promocionales y publicitarios.

1.1.15   Hacer copias de seguridad de las bases de datos, a fin de proteger las mismas y garantizar la continuidad de los negocios de PAYRABBIT.

1.2. En caso que los datos que se registren en la base de datos de clientes sea INFORMACIÓN BANCARIA Y DE PAGOS, las finalidades serán:

1.2.1      Procesar las transacciones de pago que se hagan plataforma través de PAYRABBIT.

1.2.2      Dependiendo del tipo de pago escogido por el Titular (comprador/pagador), PAYRABBIT compartirá los Datos Personales con las instituciones que validan y procesan cada medio de pago, para su autorización, validación y compensación correspondiente. Esto implica, que los Datos Personales pueden ser recabados para esos fines por instituciones financieras emisoras de los medios de pago, instituciones financieras adquirentes, redes de procesamiento de pagos, o franquicias como Visa, MasterCard o American Express.

1.2.3      El resultado del procesamiento del pago realizado, será notificado al comercio cliente de PAYRABBIT al que se está realizando el pago y al Titular de los Datos Personales, es decir el comprador/pagador.

1.2.4      Verificar la identidad del Titular de los Datos Personales, con el objetivo de mitigar el riesgo de ocurrencia de posibles fraudes..

1.2.5      Autenticar y validar que los pagos realizados con tarjetas de crédito no sean fraudulentos y así mitigar el riesgo de suplantación de la identidad de los tarjetahabientes.

1.2.6      Validar las transacciones y mitigar el riesgo de suplantación de identidad de los tarjetahabientes.

1.2.7      Conservar los Datos Personales en caso que el Titular ejerza su derecho de retracto sobre las compras realizadas o que la o las mismas sean objeto de disputa o contracargo, a fin de compartir la información de la transacción y, si se requiere, la INFORMACIÓN DE IDENTIFICACIÓN, con las instituciones financieras encargadas de resolver las disputas o de devolverle los recursos al Titular, a causa del retracto.

1.2.8      Usar los Datos Personales en reportes transaccionales o de monitoreo que pueden ser utilizados por PAYRABBIT o los comercios clientes de PAYRABBIT a los que el Titular le haya pagado, en su calidad de comprador/pagador.

1.2.9      Comparar la información suministrada por el Titular para verificar su precisión.

1.2.10   Prevenir que el sistema de PAYRABBIT sea utilizado para realizar actividades ilegales y con el fin de hacer cumplir los Términos y Condiciones Generales de uso de las aplicaciones y servicios de PAYRABBIT, como comprador o como comercio

1.2.11   Si el titular de los datos es un comprador/pagador, y está interesado en utilizar la funcionalidad de almacenamiento de tarjetas de crédito para futuros pagos guardaremos los datos de los equipos electrónicos (identificación del aparato), así como de las tarjetas de crédito, tales como número de la tarjeta, fecha de vencimiento, franquicia, banco emisor. Los datos de las tarjetas de crédito serán guardados por PAYRABBIT aplicando los estándares de seguridad y protección de la información establecidos por la normatividad de la Payment Card Industry PCI DSS, los cuales podrás consultar en www.pcisecuritystandars.org. www.pcisecuritystandards.org/.

Esta funcionalidad no es requerida para que el titular acceda a los servicios de PAYRABBIT. Si el titular desea dejar de hacer uso de esta funcionalidad, podrá comunicarse con nosotros y le enviaremos un link o el procedimiento para eliminar su información en la funcionalidad.

1.2.12   La Información relacionada con los hábitos de pago, de uso de los Servicios de PAYRABBIT, de acceso a los sitios web, de los movimientos y transacciones pagadas a través de PAYRABBIT, así como cualquier otra información relacionada y generada por la interacción con la plataforma de pago y transacciones derivadas, será usada para el análisis de PAYRABBIT y el desarrollo o mejoramiento de productos y/o servicios, o para el ofrecimiento de promociones o beneficios, que a criterio de PAYRABBIT sean del interés del titular y puedan mejorar la interacción y uso de PAYRABBIT y/o de desarrollos futuros.

1.2.13   Así mismo, y en cuanto sea aplicable, el titular autoriza a PAYRABBIT a consultar y a reportar su información y comportamiento sobre obligaciones dinerarias a centrales de riesgo crediticio, financiero, comercial o de servicios legítimamente constituidas, o a otras entidades financieras, de acuerdo con la ley.

1.2.14   PAYRABBIT podrá hacer las validaciones del perfil de riesgo de crédito a partir de la información personal que se haya proporcionado o se haya generado con el uso de los servicios de PAYRABBIT.

 

1.3    Tratándose de datos biométricos:

 

1.3.1      Para incorporar en los perfiles de los Titulares un factor de autenticación sólido utilizado para autorizar, o procesar transacciones o servicios en las aplicaciones respectivas y de esa manera poder dar funcionalidad a las aplicaciones que harán uso de esos Datos Personales.

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1.4    Tratándose de datos de contacto:

 

1.4.1      Enviar comunicaciones, por diferentes medios, relacionadas con los Servicios de PAYRABBIT.

1.4.2      Enviar información con relación a temas publicitarios y ofertas comerciales que permitan el impulso de productos y/o servicios que sean o no ofrecidos por PAYRABBIT.

1.4.3      Enviar información y mensajes promocionales y/o publicitarios con relación a eventos, actividades, promociones u ofertas en las cuales la PAYRABBIT sea parte en cualquier calidad o realizar actividades de mercadeo.

1.4.4      Consultar y actualizar los Datos Personales, en cualquier tiempo, con el fin de mantener actualizada dicha información en nuestras Bases de Datos.

1.4.5      Para realizar estudios de mercado para definir el perfil de nuestros usuarios, realizar publicidad y prospección comercial. 

1.4.6      Gestionar medios de comunicación social y/o contenido editorial.

1.4.7      Desarrollar guías/catálogos de servicios de comercio electrónico.

PAYRABBIT podrá acceder y usar los Datos Personales, cuando sea necesario para: (i) cumplir con las leyes aplicables; (ii) proteger a sus usuarios de correo no deseado o evitar los intentos de fraude a tanto al comercio como a los Titulares o a su sistema; (iii) para el funcionamiento y el mantenimiento de sus sitios web, productos y Servicios, como, por ejemplo, para impedir o poner fin a un ataque a sus redes y sus sistemas informáticos; (iv) proteger sus derechos y bienes; (v) para exigir el cumplimiento de los términos que rigen el uso de sus sitios web, productos o Servicios.

  1. Derechos de los Titulares

 

Los Titulares de los Datos Personales podrán ejercer una serie de derechos con relación al Tratamiento de los mismos. Estos derechos podrán ejercerse por las siguientes personas: (i) Por el Titular, quién deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición el Responsable del Tratamiento, (ii) Por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad y/o (iii) Por el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento

De conformidad con lo establecido en el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, los derechos del Titular son los siguientes:

  1. Derecho de acceso o consulta: El Titular tendrá el derecho a ser informado por el Responsable del Tratamiento, previa solicitud, respecto al uso que se le ha dado a sus Datos Personales.
  2. Derechos de quejas y reclamos. La Ley distingue cuatro (4) tipos de reclamos:
  • Reclamo de corrección y actualización: el Titular tiene derecho a conocer, actualizar y rectificar su Datos Personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
  • Reclamo de supresión: el derecho del Titular a que se supriman los datos que resulten inadecuados, excesivos o que no respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales, a menos que exista un deber legal o contractual que haga imperativo conservar la información.
  • Reclamo de revocación: el derecho del Titular a dejar sin efecto la autorización previamente prestada para el tratamiento de sus datos personales, a menos que exista un deber legal o contractual que haga imperativo conservar la información.
  • Reclamo de infracción: el derecho del Titular a solicitar que se subsane el incumplimiento de la normativa en materia de Protección de Datos.

 

  1. Derecho a solicitar prueba de la Autorización otorgada al Responsable del Tratamiento: salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento.

 

  1. Derecho a presentar quejas por infracciones ante las entidades de control y vigilancia: El Titular podrá presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen. Frente a las quejas que se refieran los derechos ARCO de los Titulares (actualización, rectificación, cancelación y oposición) se deberá dar previo cumplimiento del requisito de procedibilidad de haber agotado el trámite agotado el trámite de consulta o reclamo ante de consulta o reclamo ante PAYRABBIT como Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento, cuando aplique. Revocar la Autorización y/o solicitar la supresión del Dato Personal cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento han incurrido en conductas contrarias a la Ley y a la Constitución.

 

  1. Derecho de acceso a la información: El Titular podrá acceder en forma gratuita a sus Datos Personales que hayan sido objeto de Tratamiento de conformidad con lo dispuesto en el artículo 21 del Decreto 1377 de 2013 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen: (i) al menos una (1) vez cada mes calendario, y; (ii) cada vez que existan modificaciones sustanciales de la presente Política que motiven nuevas consultas.

 

Para consultas cuya periodicidad sea mayor a una vez por cada mes calendario, PAYRABBIT podrá cobrar al Titular de los Datos Personales los gastos de envío, reproducción, y en su caso, certificación de documentos. En todo caso, los costos de reproducción no podrán ser mayores a los costos de recuperación del material correspondiente.

El Titular de los Datos Personales podrá optar por no proporcionar Datos Personales a PAYRABBIT o abstenerse de enviar Datos Personales por cualquier medio directamente a PAYRABBIT. El Titular también puede revocar la Autorización y/o solicitar la supresión del Dato Personal siempre y cuando se compruebe por parte de la Superintendencia de Industria y Comercio que en el Tratamiento de los Datos Personales, no se respetaron los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. Sin embargo, en caso que decida no proporcionarle a PAYRABBIT Datos Personales o revocar la Autorización y/o solicitar la supresión de los Datos Personales, es posible que PAYRABBIT no pueda celebrar, ejecutar y/o continuar la ejecución de contratos o que el Titular no pueda aprovechar ciertos productos o Servicios de PAYRABBIT. Adicionalmente, es posible PAYRABBIT no pueda proveer información sobre sus productos, Servicios y/o promociones.

El Titular en cualquier momento podrá solicitarle a PAYRABBIT que no le envíe comunicaciones de marketing por correo electrónico. Para estos efectos bastará con que el Titular haga clic en el enlace de cancelación de suscripción que encontrará en los mensajes de correo electrónico de marketing que reciba de PAYRABBIT o comunicarse con PAYRABBIT tal como se indica más adelante en esta Política.

Si acaso PAYRABBIT no satisface las expectativas del Titular en el Tratamiento de sus Datos Personales o si desea presentar una queja acerca de las prácticas de privacidad de PAYRABBIT, el Titular podrá informárselo a PAYRABBIT a través de los medio que se han dispuesto para estos efectos. Con la finalidad de dar una mejor respuesta a la solicitud del Titular, este deberá ofrecer detalles completos acerca del problema/asunto que la origina. Dichas solicitudes o quejas, serán revisadas y resueltas dentro de un tiempo razonable.

  1. Deberes de PAYRABBIT.

 

De conformidad con lo previsto en el artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, PAYRABBIT se encuentra en la obligación de dar cumplimiento a los siguientes deberes:

 

  • Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;
  • Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la regulación de protección de Datos Personales, copia de la respectiva Autorización otorgada por el Titular;
  • Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la Autorización otorgada;
  • Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
  • Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible (en caso de aplicar);
  • Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada;
  • Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento;
  • Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la regulación de protección de Datos Personales;
  • Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular;
  • Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la regulación de protección de Datos Personales;
  • Adoptar un Manual Interno para garantizar el adecuado cumplimiento de la regulación de protección de Datos Personales, para la atención de consultas y reclamos;
  • Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo;
  • Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos;
  • Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio como autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
  • Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

No es obligación del Titular de Datos Personales proporcionarlos a PAYRABBIT, sin embargo, en caso de no hacerlo, PAYRABBIT no podrá prestarle al Titular algunos de sus Servicios y no podrá responder a sus consultas, quejas, reclamos o peticiones.

  1. Atención a los Titulares de los Datos Personales

El canal para atender peticiones, consultas y reclamos ante el cual el Titular, sus causahabientes o cualquier persona autorizada de conformidad con lo previsto en la Política, será:

 

  1. Procedimientos para ejercer los derechos del Titular

PAYRABBIT dispondrá a favor de los Titulares, los siguientes mecanismos para dar un efectivo trámite a su petición. En cualquier momento el Titular o las personas autorizadas de conformidad con lo establecido en el numeral 8 de la Política, podrán contactar a PAYRABBIT con la finalidad de elevar las peticiones, queja y/o reclamos que tengan.

En el correo electrónico que envíe el Titular o la persona autorizada, se deberá incluir los siguientes datos, de manera que PAYRABBIT pueda conocer y entender cual es, de manera precisa, la solicitud del Titular y brindarle la respuesta más eficiente y efectiva que sea posible:

  • Nombre y apellidos del Titular o de la persona autorizada.
  • Fotocopia de la Cédula de Ciudadanía del Titular y, en su caso, de la persona que lo representa, así como el poder que acredite su representación.
  • Petición en que se concreta la solicitud (actualización, supresión, rectificación de Datos Personales y/o revocatoria de la Autorización, entre otros).
  • Dirección para notificaciones, fecha y firma del solicitante.
  • Documentos acreditativos de la petición formulada, cuando corresponda.

 

  • Derecho de acceso o consulta

 

El Titular o sus causahabientes podrá acceder a su información personal que es objeto de Tratamiento por parte de PAYRABBIT, así como las condiciones y generalidades en que se está efectuando. Dando cumplimiento a lo anterior el Titular de los datos podrá:

  1. Conocer el Tratamiento al que están siendo sometidos sus Datos Personales.
  2. Acceder a los Datos Personales en posesión de PAYRABBIT o de los Encargados del Tratamiento que realicen el Tratamiento por cuenta de PAYRABBIT.
  3. Conocer la finalidad que justifica el Tratamiento de los Datos Personales por parte de PAYRABBIT.

Así mismo, podrá consultar de forma gratuita sus Datos Personales en dos (2) casos:

  1. Al menos una (1) vez cada mes.
  2. Cada vez que existan modificaciones sustanciales de la presente Política, que motiven nuevas consultas.

Para consultas cuya periodicidad sea mayor a una (1) por cada mes calendario, PAYRABBIT solamente podrá cobrar al Titular los gastos de envío, reproducción y, en su caso, certificación de documentos. Los costos de reproducción no podrán ser mayores a los costos de recuperación del material correspondiente. Para tal efecto, el Responsable del Tratamiento de los Datos Personales deberá demostrar ante la Superintendencia de Industria y Comercio, cuando ésta así lo requiera, el soporte de dichos gastos.

El Titular de los Datos Personales puede ejercitar el derecho de acceso o consulta de sus datos mediante un escrito dirigido a PAYRABBIT, enviado mediante correo electrónico, indicando en el asunto “Ejercicio del derecho de acceso o consulta”.

El Titular podrá elegir una de las siguientes formas de consulta de la Base de Datos para recibir la información solicitada:

  • Visualización en pantalla.
  • Por escrito, con copia o fotocopia remitida por correo certificado o no.
  • Correo u otro medio electrónicos.
  • Otro sistema adecuado a la configuración de la base de datos o a la naturaleza del tratamiento, ofrecido por PAYRABBIT.

Una vez recibida la solicitud, PAYRABBIT resolverá la petición de consulta en un plazo máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Una vez agotado el trámite de consulta, el Titular o la persona autorizada podrá, cuando dicha solicitud no haya sido resuelta o su solución no haya estado conforme a lo solicitado, elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio.

  • Derechos de quejas y reclamos

 

El Titular de los Datos Personales o la persona autorizada que considere que la información contenida en una Base de Datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando advierta el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la regulación de protección de Datos Personales o en esta Política, podrá ejercitar los derechos de reclamo sobre los Datos Personales mediante un escrito dirigido a PAYRABBIT, mediante correo electrónico, indicando en el asunto “Ejercicio del derecho de quejas y/o reclamos”.

Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la Base de Datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

PAYRABBIT resolverá la petición de consulta en un plazo máximo de quince (15) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender al reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Una vez agotado el trámite de reclamo, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 16 de la Ley 1581 de 2012, el Titular o la persona autorizada podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio.

  • Derecho de rectificación, actualización o supresión

 

El Titular o las persona autorizada podrá solicitar a PAYRABBIT la rectificación, actualización o supresión de sus Datos Personales, previa acreditación de su identidad.

 

Cuando la solicitud sea formulada por persona distinta del Titular y no se acredite que la misma actúa en representación de aquél, se tendrá por no presentada. La solicitud de rectificación, actualización o supresión podrá ser presentada a PAYRABBIT mediante correo electrónico, indicando en el asunto “Ejercicio del derecho de rectificación, actualización o supresión”.

Cuando los reclamos tengan por objeto la rectificación o actualización, el Titular deberá indicar las correcciones a realizar y adoptar la documentación que avale su petición.

La supresión de Datos Personales se realiza mediante la eliminación total o parcial de estos según lo solicitado por el Titular. No obstante, PAYRABBIT podrá negarse a ello cuando exista un deber legal o contractual de mantener dichos Datos Personales en la Base de Datos.

  • Revocatoria de la Autorización

El Titular de los Datos Personales puede revocar la Autorización concedida en cualquier momento, exceptuando de lo anterior aquellos eventos en los cuales lo impida una disposición legal o contractual.

En todo caso, el Titular deberá indicar en su solicitud si se trata de una revocatoria total o parcial, esto último cuando sólo quiera eliminarse alguna de las finalidades para la cual se autorizó el Tratamiento, escenario en el que el Titular deberá indicar la finalidad que desea eliminar del Tratamiento de sus Datos Personales.

  1. Medidas de seguridad y almacenamiento de los Datos Personales

En desarrollo del Principio de Seguridad establecido en las normas aplicables a la presente Política, PAYRABBIT ha implementado medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para garantizar la seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento de los Datos Personales de los Titulares.

Por otra parte, PAYRABBIT mediante la suscripción de los correspondientes contratos de transmisión, requerirá a los Encargados del Tratamiento, cuando aplique, la implementación de las medidas de seguridad necesarias y suficientes para garantizar la seguridad y confidencialidad de la información en el Tratamiento de los Datos Personales.

PAYRABBIT cuenta con unas medidas de seguridad que se encuentran contenidas en su Manual Interno de Seguridad, algunas de ellas son:

  1. Auditoria (En materia de datos sensibles)
  2. Auditoría ordinaria (interna o externa) cada año.
  3. Eventuales Auditorías extraordinaria por modificaciones sustanciales en los sistemas de información.
  4. Informe de detección de deficiencias y propuesta de correcciones.
  5. Análisis y conclusiones del responsable de seguridad y del Responsable del Tratamiento.
  6. Conservación del informe a disposición de la autoridad.

 

  1. Gestión de documentos y soportes
  2. Medidas tales como, destructora de papel que eviten el acceso indebido o la recuperación de los Datos Personales que han sido descartados, borrados o destruidos.
  3. Acceso restringido al lugar donde se almacenan los Datos Personales.
  4. Autorización del Responsable del Tratamiento para la salida de documentos o soportes por medio físico o electrónico.
  5. Sistema de etiquetado o identificación del tipo de información.
  6. Inventario de los soportes en los que se almacenan Bases de Datos.

 

  1. Control de acceso
  2. Acceso de usuarios limitado a los datos necesarios para el desarrollo de sus funciones, de acuerdo al rol que desempeña.
  3. Lista actualizada de usuarios y accesos autorizados.
  4. Autorización escrita del Titular de los Datos Personales para la entrega de sus datos a terceras personas, para evitar el acceso a los Datos Personales por persona distintas a las autorizadas.
  5. Concesión, alteración o anulación de permisos por el personal autorizado.

 

  1. Incidencias
  2. Registro de incidencias: tipo de incidencia, momento en que se ha producido, emisor de la notificación, receptor de la notificación, efectos y medidas correctoras.
  3. Procedimiento de notificación y gestión de incidencias.

 

  1. Personal
  2. Definición de las funciones y obligaciones de los usuarios con acceso a los Datos Personales.
  3. Definición de las funciones de control y autorizaciones delegadas por el Responsable del Tratamiento de los Datos Personales.
  4. Divulgación entre el personal de las normas y de las consecuencias del incumplimiento de las mismas
  5. Transferencia de datos

PAYRABBIT se reserva el derecho de transferir y/o transmitir la información personal del Titular fuera del país de residencia y domicilio del Titular, asegurando siempre que esos países tengan niveles de protección de datos personales adecuados a los establecidos en esta Política y a la legislación aplicable. En dado caso, la Transferencia de Datos Personales se realizará por PAYRABBIT para cumplir con la prestación de los Servicios o suplir otras necesidades operativas del negocio o en desarrollo de alguna de las finalidades establecidas en esta Política.

Al usar los Servicios de PAYRABBIT, el Titular de los Datos Personales, entiende que la Transferencia de estos es necesaria para la prestación de los Servicios y autoriza dicha transferencia.

  1. Transmisión de datos

Las Transmisiones internacionales de datos personales que se efectúen entre el Responsable y un Encargado del Tratamiento de los Datos Personales para permitir que el Encargado realice el Tratamiento por cuenta del Responsable, no requerirán ser informadas al Titular ni contar con su consentimiento, siempre que exista un contrato de transmisión de datos personales.

El contrato que suscriba el PAYRABBIT con el (los) Encargado(s) para el Tratamiento de Datos Personales, bajo su control y responsabilidad señalará los alcances del Tratamiento de los Datos Personales, las actividades que el Encargado del Tratamiento realizará por cuenta del Responsable sobre los Datos Personales y las obligaciones del Encargado del Tratamiento con el Titular y el Responsable. Mediante dicho contrato el Encargado del Tratamiento se comprometerá a dar aplicación a las obligaciones del Responsable establecidas en la presente Política y a realizar el Tratamiento de Datos Personales de acuerdo con la finalidad que los Titulares hayan autorizado y con las leyes aplicables.

Tratándose de INFORMACIÓN BANCARIA Y DE PAGOS, PAYRABBIT podrá compartir los Datos Personales con entidades financieras, entidades que provean los medios de pago dispuestos en nuestra plataforma, franquicias, entidades de verificación, redes o cuales quiera otras, que intervengan en el procesamiento y validación de pagos.

PAYRABBIT en algunos casos y de ser necesario, podrá compartir los Datos Personales con sus compañías relacionadas, operadores, agentes o proveedores de servicios que sean socios o contratistas de PAYRABBIT, para la prestación de los servicios . En todos los casos, PAYRABBIT exigirá a quienes las personas o entidades con quienes comparta los Datos Personales, tomar las medidas organizativas y técnicas apropiadas a fin de proteger los Datos Personales y respetar la legislación correspondiente.

PAYRABBIT podrá compartir los Datos Personales con las oficinas de crédito y agencias de cobranzas, en los términos permitidos por la ley.

PAYRABBIT podrá compartir los Datos Personales con las entidades financieras habilitadoras de los medios de pago y con las entidades encargadas del procesamiento y compensación de las mismas instituciones, así como con el comercio cliente de PAYRABBIT del cual se esta adquiriendo un bien o servicio. PAYRABBIT podrá divulgar la información personal cuando esté obligado a hacerlo en cumplimiento de las políticas de manejo de tarjetas de crédito o reglas de las instituciones financieras que participan en el procesamiento y validación de pagos.

PAYRABBIT podrá compartir los Datos Personales con empresas con las que pueda fusionarse o con empresas que pretendan adquirir, en todo o en parte a PAYRABBIT. En todo caso, PAYRABBIT adoptará todas las medidas razonables para garantizar al Titular que todo tercero involucrado en el Tratamiento de los Datos Personales tenga establecidas las medidas técnicas y organizacionales necesarias, incluyendo los respectivos contrato de encargo o transmisión y/o transferencia de los Datos Personales, cuando corresponda.

PAYRABBIT podrá divulgar los Datos Personales, con ocasión de un proceso legal, litigio y/o a solicitud de autoridades públicas y gubernamentales dentro o fuera de la República de Colombia del Titular de los Datos Personales o en cumplimiento de tramites de carácter obligatorio, como, por ejemplo, los reportes a entidades gubernamentales en materia de retenciones e impuestos. PAYRABBIT podrá divulgar los Datos Personales, si ello es necesario para el cumplimiento de la Ley u orden administrativa o judicial. Así mismo, PAYRABBIT podrá divulgar los Datos Personales cuando requiera reportar cualquier sospecha de actividad ilegal.

  1. Actualizaciones de la Política

Esta Política será informada por primera vez mediante correo electrónico y luego será publicada en la página web de PAYRABBIT.

Esta Política podrá actualizarse periódicamente con la finalidad de reflejar cambios en las prácticas de Datos Personales implementadas por PAYRABBIT. En caso de cambios sustanciales en la presente Política referidos a la identificación de PAYRABBIT y a la finalidad del Tratamiento de los Datos Personales, los cuales puedan afectar el contenido de la Autorización, PAYRABBIT comunicará a través de su sitio web al Titular de los Datos Personales antes de implementar la nueva Política. Adicionalmente, PAYRABBIT obtendrá una nueva Autorización del Titular de los Datos Personales cuando el cambio sustancial se refiera a las finalidades del Tratamiento y/o el Tratamiento de Datos Personales que no se encuentren descritos en la presente Política.

  1. Vigencia

 

Los Datos Personales serán objeto de Tratamiento por PAYRABBIT durante el tiempo que sea razonable y necesario para las finalidades descritas.

Una vez cumplida la finalidad o finalidades del Tratamiento de Datos Personales, y sin perjuicio de normas legales que dispongan lo contrario, PAYRABBIT procederá a la supresión de los Datos Personales en su posesión, salvo que exista una obligación legal o contractual que requiera su conservación.

Por todo ello, dicha base de datos ha sido creada sin un periodo de vigencia definido.

La presente Política permanece vigente y sus efectos rigen desde el 01-01-2021.